Betriebliche Auswahlprozesse am Beispiel ERP-Software
Die alte Volksweisheit „Drum prüfe, wer sich ewig bindet…“ gilt nicht nur im zwischenmenschlichen Bereich, sondern hat ihre Berechtigung auch im Zusammenspiel von Lieferanten und Kunden. Dabei gilt, dass die Prüfung umso intensiver geführt werden muss, je größer die Bedeutung des Lieferanten für das eigene Unternehmen ist.
Die Auswahl von betrieblicher ERP-Software ist eine betriebsstrategische Entscheidung, deren Revision lediglich mit hohem Aufwand möglich ist. Denn:
Als ERP-System bezeichnet man hierbei zentrale, integrierte Informationssysteme, die neben der Planung und Steuerung der Produktion alle Kernbereiche eines Unternehmens planen, steuern und überwachen können.
Aus der Praxis der betriebswirtschaftlichen Beratungsstelle beim Fachverband Metall NW ergibt sich bei den erfolgreicheren Projekten eine Differenzierung in sechs unterschiedliche Projektphasen.
1. Information über den Stand der Technik
Eine der wesentlichen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Auswahl einer entsprechenden Software ist die Ermittlung der aktuellen Möglichkeiten, die eine solche Software bietet. Hierfür ist es wichtig, dass in diesem Stadium der professionellen Auswahl die potentiellen Systeme unvoreingenommen und additiv zur Kenntnis genommen werden.
Nur wer die unterschiedlichsten Systeme, Anwendungen und Möglichkeiten kennt, kann für das eigene Unternehmen die optimale Kombination herausfiltern. Dabei ist in aller Regel ein Messebesuch ein erster und wichtiger Schritt in die richtige Richtung.
Für das gesamte Metallhandwerk unverzichtbar ist zum Beispiel die alljährliche Metallsoftware in Oberhausen. Gerade die einzigartigen Highlights im 15-Minuten-Takt bieten dem interessierten Besucher weitgehende Informationen mit einem minimalen Aufwand.
Daneben können auch weitere Messen, wie zum Beispiel die Baumessen oder die FENSTERBAU FRONTALE, zur Gewinnung einer Marktübersicht genutzt werden.
Leider müssen interessierte Metallhandwerker sich hier ihre potenziellen Anbieter mühsam aus den Messekatalogen zusammensuchen und jeweils einzeln auf ihren Messeständen besuchen. Das erfordert wesentlich mehr Zeit und Aufwand. Unterstützend können Gespräche mit Kollegen und Experten sowie Recherchen im Internet sein.
2. Formulierung der Ziele
Ziele, so wie sie formuliert werden, richten sich nach einem nicht unbekannten Kraftfahrzeug, dem SMART:
S für speziell
M für messbar
A für annehmbar
R für realistisch
T für terminiert
Wenn also die Fragestellung im Raum steht „Was will ich mit der Einführung einer neuen ERP-Software erreichen?“, sollten die Antworten „smart“ formuliert werden.
Inhaltlich unterscheiden sich die Ziele der ERP-Einführung nicht wesentlich von den Unternehmenszielen. Klassische Inhalte sind:
• Vollständigkeit der Auftragsdaten
• Beschleunigung der Arbeitsabläufe
• Erhöhung der Prozesssicherheit der Arbeitsabläufe
• Höhere Transparenz in den Arbeitsabläufen
• Einfachere Gestaltung der Informationswege
• Bessere, schnellere Auftragsabwicklung
• Automatisierung von Arbeitsabläufen
• Standardisierungen in Kalkulation, Zeiterfassung & Nachkalkulation
• Senkung der Durchlaufzeiten
Dabei besteht jetzt die eigentliche unternehmerische Aufgabe darin, ausgehend von der aktuellen Situation im Unternehmen die Ziele so zu formulieren, dass ein messbarer Beitrag der Softwareeinführung für die entsprechende Zielsetzung erkennbar ist. Dieser Schritt ist eine der maßgeblichen Vorarbeiten zur unbedingt erforderlichen Formulierung eines Pflichtenheftes.
3. Definition der Anforderungen
Bei der Formulierung der Anforderungen an eine ERP-Software ist es zielführend, die unterschiedlichen Unternehmensprozesse möglichst genau abzubilden.
In der Praxis hat es sich dabei bewährt, die Prozesse in Form von Flussdiagrammen (Hilfstool) zunächst einmal zu skizzieren, diese mit den entsprechenden handelnden Personen zu versehen und die eingehenden und ausgehenden Dokumente zu benennen.
Jedes Dokument wiederum wird innerhalb des Unternehmens verwaltet, das bedeutet hier existieren Schnittstellen, die bei der Formulierung eines Lastenheftes unbedingt zu berücksichtigen sind.
Zusätzlich zu den unterschiedlichsten Dokumenten in Schriftform gehören selbstverständlich jede Form der elektronischen Dokumente heute zum Standard in den handwerklichen Unternehmen. Damit einher geht dann die Auflistung der notwendigen Schnittstellen bis hin zu bereits etablierten Anwendungen im Unternehmen.
Insgesamt ist diese Art der Erfassung und Beschreibung der Unternehmensprozesse zwar relativ aufwendig, neben der Notwendigkeit im Rahmen der Erstellung eines Lastenheftes für die neue ERP-Software besteht aber natürlich genau hier jetzt die Chance der Optimierung der „historischen“ Vorgehensweisen im Betrieb.
Neben einer individuellen Beratung durch kundige Berater der Fachverbände helfen unterschiedliche Softwareprodukte bei der Prozess- und Schnittstellendarstellung. Sicherlich am bekanntesten ist Microsoft Visio, eine überaus sinnvolle Ergänzung stellt dann ViFlow dar, das eine weitere Vereinfachung in der Übersetzung der Unternehmensprozesse in konkrete Anforderungen an ein ERP-System liefert.
Neben den fast schon entpersonalisierten Anforderungen sind die handelnden Personen das Erfolgskriterium einer ERP-Einführung. Aus diesem Grunde ist das Lastenheft um die Bereiche des Personals und der Personalschulung zu ergänzen.
Auch Fragen des Supports sind für die nahtlose Einführung einer neuen Software von herausragender Bedeutung und gehören deshalb mit in eine entsprechende Auflistung.
Das Ergebnis dieser dritten Phase der Softwareauswahl ist also ein möglichst genau definiertes Lastenheft, mit dessen Hilfe die folgende Phase – die Gewinnung der Marktübersicht über mögliche Lösungen – angegangen werden kann.
4. Schaffung einer Marktübersicht
Die Recherche nach möglichen Lösungen für die Software, die dem soeben erstellten Lastenheft genügen soll, ähnelt in gewisser Art und Weise dem der Informationssuche nach dem Stand der Technik in der EDV-Landschaft. Auf jeden Fall kann auf die Erfahrungen und Kontakte der ersten Phase der Softwareauswahl zurückgegriffen werden. Zuvor jedoch sollten Sie eine Kriterienliste erstellen, die die Anforderungen des Lastenheftes in Kriterien oder Fragen an potentielle Anbieter transformiert. Anschließend können Sie mit dieser Liste die Suche nach potentiellen Partnern beginnen.
Dabei sind Recherchen im Internet jetzt eher die „Second-Best-Lösung“, da hier zumeist keine explizite Antwort auf die Anforderungen der Kriterienliste gefunden wird.
Häufig bieten die unterschiedlichen Dienstleister sogenannte Online-Vorführungen an, die aufgrund ihrer dialoghaften Kommunikation sehr viel schneller und genauer zu den gewünschten Informationen führen.
Soll der Zeitaufwand bei möglichst optimaler Information minimiert werden, stellen der Messebesuch und die Wahl der „richtigen“ Messe den ersten Schritt dar.
Dabei sind es die Aussteller auf der konkreten Messe, die eine Aussage über deren Eignung bedingen. Danach erst sind es der Messeort und –zeitpunkt, die in die Entscheidung mit einbezogen werden sollten. Auch allgemeine Branchentreffen, wie die Deubau, die Schweißen & Schneiden oder die Fensterbau Frontale mit umfangreichen EDV-Bereichen können interessant sein. Immer im Fokus für die metallhandwerklichen Unternehmen muss natürlich die alljährliche Metallsoftware in Oberhausen sein, die neben der Metall IT in Berlin als Spezialmesse ausschließlich Anbieter von Branchensoftware an einem Ort zusammenführt.
Ist die Messe gewählt, sollte ein Zeitplan für die Besuche der unterschiedlichen Ausstellerstände erstellt und, um Zeitverzögerungen am Messestand zu vermeiden, auch eine entsprechende Terminvereinbarung mit den Ausstellern erfolgen.
Das Ergebnis dieser vierten Phase der Softwareauswahl ist eine Liste potentieller Anbieter, die dann zur abschließenden Bewertung in das eigentliche Auswahlverfahren kommen.
6. Vorauswahl und Entscheidung
Es ist überaus sinnvoll auch diesen Schritt der Softwareauswahl konsequent vorbereitet zu gehen. Dabei wird es vornehmlich um
• die Präsentation der Software,
• die Möglichkeiten der notwendigen Anpassungen,
• die Art & Weise der Unterstützung bei der Einführung und
• nicht zuletzt um Preise und Support
gehen.
Abermals sind vier Phasen zu durchlaufen:
Fazit zur ERP-Software-Auswahl
Die Auswahl betrieblicher und insbesondere einer ERP-Software ist eine betriebsstrategische Entscheidung mit durchgreifenden Konsequenzen für das Unter-nehmen. Aus der betriebswirtschaftlichen Beratungspraxis ist bekannt, dass insbesondere der Wechsel von einer etablierten zu einer neuen ERP-Lösung umfangreiche Schwierigkeiten und damit verbunden auch hohe Kosten verursacht. Deshalb ist eine besondere Sorgfalt bei der Softwareauswahl notwendig.
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Kein Wunder, dass viele Unternehmen sich so schwer dabei tun, sich für eine geeignete Software zu entscheiden. Schließlich gibt es Softwareanbieter wie Sand an Meer. Viele einzelne Faktoren und Aspekte müssen beachtet werden, damit am Ende alles perfekt zueinander passt. Aus diesem Grund bieten die Handwerkskammern und Fachverbände in NRW individuelle Beratungen durch ausgewiesene Fachberater an. Diese können Ihnen bei der Entscheidungsfindung unter die Arme greifen.
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