Mobiles Arbeiten | handwerk-digital.nrw

Der unüberschaubaren Vielfalt an Softwareprogrammen und -Apps stehen viele handwerkliche Unternehmen mehr oder weniger ratlos gegenüber. Die Liste der Fragen ist lang: Welche Software setze ich wofür ein? Wie arbeiten unterschiedliche Softwares zusammen? Was muss ich im Bereich Datensicherheit beachten? Welche rechtlichen Rahmenbedingungen schränken mich ein? Wo muss ich meine Kund:innen, Lieferant:innen, Partner:innen und Steuerberater:innen in meine Überlegungen einbeziehen?

Um für Ihren Betrieb die richtigen Entscheidungen zu treffen, ist es mit den Fragen nach der Software nicht getan. Hinzu kommen Fragen bezüglich der Hardware. Welche ist für meinen Betrieb notwendig, sinnvoll oder wünschenswert? Wie kann es gelingen, die Mitarbeiter:innen erfolgreich durch die notwendigen Veränderungsprozesse zu steuern?

Diese Liste ließe sich nahezu endlos fortsetzen. Hier konzentrieren wir uns auf drei wesentliche Aspekte:

1. Welche grundsätzlichen Entscheidungen muss das Unternehmen treffen?

Der Einsatz der EDV und von unterschiedlichen Software unterliegt wie jede andere unternehmerische Entscheidung den Kriterien der Effektivität und Effizienz.

2. Welche grundsätzlichen Softwarearten existieren?

Eine schwierige und niemals vollständige Übersicht ist allemal besser als keine Übersicht.

3. Wie können konkrete, betriebliche Auswahl- und Umsetzungsprozesse gestaltet werden?

Natürlich hängt die Komplexität des Auswahlprozesses von der Komplexität der Software ab. Beispielhaft werden wir uns zunächst einmal mit dem komplexen Thema der Auswahl eine ERP/PPS-Systems beschäftigen.

Unternehmerische Entscheidungen

Grundsätzlich sollen unternehmerische Entscheidungen unter dem Primat der Effektivität und Effizienz erfolgen. Zugegeben – zwei Schlagworte, deren Bedeutung häufig fälschlicherweise synonym verwandt wird.

Effektiv arbeiten bedeutet so zu arbeiten, dass ein angestrebtes Ergebnis erreicht wird. Effizient arbeiten bedeutet, so zu arbeiten, dass erzieltes Ergebnis und eingesetzte Mittel in einem möglichst günstigen Kosten-Nutzen-Verhältnis stehen und der Nutzen dabei größer ist als die Kosten (ökonomisches Prinzip). Der Begriff Kosten bedeutet hierbei nicht nur monetäre Kosten und nicht nur sofort anfallende Kosten, sondern alle negativen Konsequenzen der Aktion.

Effektivität beschreibt den Grad der Zielerreichung
(Wirksamkeit, Qualität der Zielerreichung)

Effizienz ist ein Maß für die Wirtschaftlichkeit
(Kosten-Nutzen-Relation)

Man kann es auch einfacher ausdrücken:

Effektivität:
„Die richtigen Dinge tun.“
Effizienz:
„Die Dinge richtig tun.“
Quelle: Ökonom Peter Ferdinand Drucker – deutsche Übersetzung (Managing for Business Effectiveness, in: Harvard Business Review)

Gerade beim zielvollen Einsatz von unterschiedlicher Software schützt das unternehmerische Denken in Effektivität und Effizienz vor allzu großer Verschwendung von zeitlichen und finanziellen Ressourcen. Es ist absolut erforderlich, sich Klarheit darüber zu verschaffen, welche betrieblichen Ziele mit dem Einsatz unterschiedlicher Hilfsmittel erreicht werden sollen – und im Handwerk zählt die EDV, die Software zumeist, zu den Hilfsmitteln – erreicht werden sollen. Danach folgt die Auswahl der Software / Hardware. Der zweite Schritt ist dann die ressourceneffiziente Umsetzung im Unternehmen.

Digitalisierung – also der Einsatz von Hard- und Software im Unternehmen – ist niemals Selbstzweck, sondern immer Mittel zur Zielerreichung!

Die grundsätzlichen Softwarearten

So unendlich wie die unterschiedlichen Softwareangebote sind auch die Möglichkeiten der Strukturierung derselben. Für die grundsätzliche, betriebliche Entscheidung, welche Software zielführend ist, eignet sich die folgende Aufteilung:

Dabei wird in jedem Handwerksunternehmen in irgendeiner Form eine Grundausstattung als sogenanntes Office-Paket im Einsatz sein. Welche der unterschiedlichen Alternativen gewählt wird, hängt dabei stark von der finanziellen Einsatzbereitschaft und den Anforderungen an die Mobilität ab.

Bei der grundsätzlichen Auswahl einer Spezialsoftware (branchenbezogen oder themenbezogen) spielt der Spezialisierungsgrad und die Verfügbarkeit einer branchenorientierten Lösung eine entscheidende Rolle. Tendenziell gilt: Je komplexer das Unternehmen, je spezieller die Anforderungen an die Softwarelösung sind, umso eher eignen sich brachenbezogene Angebote.

Ein Satz zum Thema „Selber machen“ oder individuell für das Unternehmen erstellte Lösungen: Lassen Sie es! Die Nachhaltigkeit und Zukunftssicherheit dieser „Lösungen“, die Themen Datensicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben lassen diese Art der Lösung nicht sinnvoll erscheinen.

Softwareauswahlprozess

Welche Software ist die richtige für mich?

Kein Wunder, dass viele Unternehmen sich so schwer dabei tun, sich für eine geeignete Software zu entscheiden. Schließlich gibt es Softwareanbieter wie Sand an Meer. Viele einzelne Faktoren und Aspekte müssen beachtet werden, damit am Ende alles perfekt zueinander passt. Aus diesem Grund bieten die Handwerkskammern und Fachverbände in NRW individuelle Beratungen durch ausgewiesene Fachberater:innen an. Diese können Ihnen bei den Entscheidungsfindung unter die Arme greifen.

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