Geschäfts- und Arbeitsprozesse digital unterstützt ablaufen zu lassen, bietet viele Vorteile. Diese möchte sich auch das Handwerk nicht entgehen lassen: Bestehende Abläufe können damit schneller, einheitlicher, transparenter, fehlerfreier und mobil verfügbar umgesetzt werden. Zudem lassen sich auf digitalen Wegen hilfreiche Funktionen einbringen, die mit analogen Mitteln nicht oder nur schwerlich erreichbar wären. Nicht immer aber existieren dazu bereits „Lösungen von der Stange“, die den Bedürfnissen eines Betriebs gerecht werden.
Wie aber kann ein Handwerksbetrieb seine individuellen Prozesse schnell und kostengünstig digitalisieren? Genau hier kommt der BPMN-Standard ins Spiel. BPMN steht für „Business Process Model Notation“ und ist ein internationaler Standard. Wer seine Prozessabläufe erfassen und optimieren möchte, beginnt oftmals mit einer graphischen Darstellung der Abläufe. Dann fehlt jedoch noch immer die Umsetzung in ein in der Praxis anwendbares digitales Werkzeug.
An dieser Stelle zeigt sich die Stärke von BPMN: Wie bei anderen Methoden werden die Abläufe zunächst mit verschiedenen Symbolen in grafischer Form dargestellt und sind so auch programmiertechnischen Laien gut verständlich. Die grafischen Darstellungen lassen sich dann aber direkt in ein lauffähiges Modell umsetzen.
1) Visualisierung – Prozesslandkarte
Verschiedene Anbieter stellen – teils kostenfrei – gut bedienbare „Modeler“ zur Verfügung. Diese eigenen sich gut für eine erste Modellierung. Die so erstellte grafische Prozessbeschreibung enthält im Hintergrund über Dateien im xml-Standard bereits digitale Informationen zur Prozesslogik. Darauf aufbauend können die bildhaften Prozesse dann direkt in ein lauffähiges Modell umgesetzt werden. Entscheidend für diesen Schritt: Darstellung und Identifizierung aller bestehenden Prozesse im Unternehmen ohne inhaltliche Analyse und oberflächliche Abbildung aller Wechselwirkungen.
2) Alle Abläufe zusammenbringen – Workflowmodell
Dazu werden die grafischen Modelle mit „technischen Informationen“ angereichert, welche die Abläufe und Daten genauer beschreiben. Dadurch entsteht aus dem ersten Prozessdiagramm ein ausführbares Workflowmodell.
Dieses wird dann in eine Laufzeitumgebung („Engine“) eingespielt. Unmittelbar danach können die Prozesse ausgelöst, genutzt, verfolgt und ausgewertet werden. Und eine nachträgliche Anpassung der Abläufe kann jederzeit direkt in dem grafischen Prozessmodell durchgeführt werden. Die Engine läuft dabei entweder in der Cloud oder auf eigenen Rechnern, der Zugriff erfolgt über einen Browser oder ggf. über eine App. BPMN als internationaler Standard ist nicht an einen bestimmten Anbieter einer Engine gebunden.
Manche Engines sind sogar kostenfrei als Open-Source-Software verfügbar. Kostenpflichtige Varianten bieten allerdings in der Regel Vorteile wie eine Erleichterung der technischen Modellierung oder weiterer, nicht im eigentlichen Standard enthaltenen Funktionen – Anbindung an z. B. Barcode-Lesegeräte, GPS-Informationen oder andere Hardware in der „richtigen“ Welt. Zudem übernimmt dann der Anbieter die Verantwortung für die Betreuung und Wartung der Engine.
3) Durch fachliche Expertise zur Lösung
In der Praxis sollte man sich von professionellen Anbietern unterstützen lassen, um die digitalisierten betrieblichen Prozesse optimiert und fehlerfrei zu gestalten. Weil dabei letztlich betriebsindividuelle Einzellösungen erstellt werden, kann diese professionelle Begleitung förderfähig sein. Ein Einstieg und ein erstes „Prozessdesign“ können aber durchaus auch eigenständig im Betrieb erfolgen.
Einen Startvorteil haben dabei zum Beispiel Unternehmen, die dank eines betrieblichen Qualitätsmanagements oder ähnlicher Vorerfahrungen bereits eine gute Vorstellung von den bei ihnen vorhandenen Abläufen haben und darin geübt sind, Prozesse grafisch zu beschreiben.
Ein erstes Ausprobieren gelingt mit kostenfrei zugänglichen Modellierungsprogrammen einschlägiger Anbieter recht schnell. Übersichtliste:
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So vielfältig das Angebot an Programmen und Anbieter auch ist, um die eigenen Unternehmensprozess in der Gänze zu erfassen, diese dann zu optimieren sowie zu digitalisieren, braucht es oftmals externe fachliche Unterstützung. Egal ob Sie Fragen zur Prozessdigitalisierung, zur Prozessermittlung, zu BPMN-Programmen oder zur Umsetzung der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse haben, wenden Sie sich an die Berater der Handwerkskammern und Fachverbände in NRW. In individuellen und persönlichen Beratungsgesprächen helfen die Fachberater Ihnen bei Ihren Anliegen. Nutzen Sie zudem das Angebot an unterschiedlichen Veranstaltungen und Weiterbildungen zu diesem Themenbereich.
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