Um Digitalisierungslösungen sinnvoll und effizienzsteigernd einzusetzen, ist es zwingend notwendig, die eigenen Unternehmensprozesse genauestens zu kennen. Das entscheidende Schlagwort: Prozessmanagement. Durch die Identifikation, Dokumentation, Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen können Abläufe innerhalb des Unternehmens zielgerichtet angepasst und strategisch ausgerichtet werden, wodurch die Unternehmensziele erreicht werden können.
In jedem Unternehmen gibt es meist feste Arbeitsprozesse und -strukturen. Wie ein Uhrwerk greifen im Optimalfall alle Prozesse ineinander und führen zu einem Ergebnis: Kund:innenzufriedenheit. Viele einzelne Schritte sind selbstverständlich und mit der Zeit gewachsen. Meist haben sich diese wie von selbst etabliert und werden nicht (mehr) hinterfragt. Die bewährten Abläufe und erlernten starren Regeln führen meist zu einer abnehmenden Leistungsfähigkeit und fehlerhaften Zielorientierung der Organisation. An dieser Stelle greift das Prozessmanagement, auch Geschäftsprozessmanagement (GPM) genannt.
Es beschreibt Methoden, um die Arbeitsabläufe eines Unternehmens zu strukturieren und miteinander in Zusammenhang zu bringen. Durch die Optimierung der Geschäftsprozesse können Unternehmen ihre Leistungsfähigkeit maßgeblich steigern und sich so einen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz verschaffen. Im Allgemeinen beschäftigt sich die Methodik überwiegend mit großen Unternehmen mit vielen Mitarbeiter:innen, die viele komplexe Arbeitsabläufe haben. Doch auch kleine Unternehmen und Handwerksbetriebe können von einer prozessorientierten Unternehmensstruktur profitieren.
Ziele & Vorteile von Prozessmanagement
Kleine und mittlere Unternehmen erkennen das Potential und die Möglichkeiten von Prozessmanagement oft nicht. Doch auch für überschaubare betriebliche Prozesse lohnt sich der damit verbundene Aufwand einer ausgiebigen und detaillierten Analyse. Jedes Unternehmen hat einen Optimierungsbedarf, der durch Prozessmanagement aufgedeckt wird. Es gibt immer Prozessabläufe oder gar Prozessketten, die verbessert werden können. Dies spricht für die Einführung von Prozessmanagement:
ZIELE
• Erhöhung der Kundenzufriedenheit
• Steigerung der Qualität
• Optimierung des Zeitmanagements
• Erweiterung der Flexibilität
• Senkung der Kosten
• Verbesserung der Motivation im Team
VORTEILE
• Verständliche Dokumentation
• Nachvollziehbare Informationsflüsse
• Definierte Verantwortlichkeiten
• Ineinandergreifende Schnittstellen
• Transparente Kostenrechnung
• Verbessertes Personalmanagement
optimierung durch Prozessmanagement
Beim Prozessmanagement spielen sämtliche Wirkungszusammenhänge eine Rolle. Alle Arbeitsschritte mit allen Unterprozessen werden in Verbindung zueinander gesetzt. Dabei werden die verschiedensten Faktoren wie Mensch, Organisation, Technik und Umwelt berücksichtigt. Die zentrale Fragestellung ist: Wer macht was, wann, wie und womit?
3-Schritte-Modell
Prozessanalyse
Alle prozesse erfassen & einordnen
Zunächst gilt es sämtliche Prozesse auf den Prüfstand zu stellen. Ein Prozess ist als zielgerichtete, zeitlich logische und arbeitsteilige Aufgabenfolge definiert. Hierzu gehört auch die Summe aller miteinander verknüpfen Arbeitsschritten, die ein vorher festgelegtes Arbeitsergebnis zum Ziel haben.
Diese sollten in ein Prozessmodell umgewandelt werden, wo alle Aktivitäten, Beteiligte, Systeme und Entscheidungen in Arbeitsabläufen grafisch dargestellt werden. Der Prozess stellt eine Ordnung dieser Aktivitäten über Zeit und Raum dar, hat einen Start- und Endpunkt sowie eindeutig festgelegte In- und Outputs. Es soll nachvollziehbar und eindeutig beschrieben werden, wer was wann tut und welches Ereignis dem vorausgegangen ist.
Jeder an einem Prozess Beteiligte soll verstehen können, was notwendig ist, um aus dem Zustand zu Beginn eines Prozesses („vorher“) ein beabsichtigtes Endergebnis zu erzielen („nachher“).
Prozessoptimierung
Schwachstellen finden & beseitigen
Um einen Prozess zu optimieren, müssen nach erfolgter Modellierung die Schwachstellen identifiziert und anschließend analysiert werden. Mögliche Schwachstellen können in der Prozessqualität, Prozesszeit oder auch den Prozesskosten zu finden sein.
Wenn ein Prozess also nicht die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden erfüllt (Qualität), zu lange dauert (Zeit) oder mit zu hohen Kosten verbunden ist (Kosten), gibt es wahrscheinlich Optimierungspotenzial.
Mögliche Optimierungen können das Weglassen, Parallelisieren oder Zusammenlegen von Arbeitsschritten sein. Hier kommt wiederum die Digitalisierung in Spiel. Durch Automatisierung von einzelnen Arbeitsschritten oder gar von ganzen Prozessen kann ein Unternehmen sich zukunftsfähig aufstellen.
Im letzten Schritt gilt es die gewonnenen Erkenntnisse und Optimierungen auch ins Unternehmen zu bringen. Durch die Umgestaltung von Arbeitsabläufen und der Aufgabeverteilung kann jedem Unternehmen ein Entwicklungssprung gelingen. Diese zielgerichtete Transformation zu einer prozessorientierten Arbeitsweise ist ein wesentliches Merkmal für ein nachhaltig erfolgreiches Unternehmen.
Unternehmenstransformation
Zusammen an einem Strang ziehen
Im letzten Schritt gilt es die gewonnenen Erkenntnisse und Optimierungen auch ins Unternehmen zu bringen. Durch die Umgestaltung von Arbeitsabläufen und der Aufgabeverteilung kann jedem Unternehmen ein Entwicklungssprung gelingen. Diese zielgerichtete Transformation zu einer prozessorientierten Arbeitsweise ist ein wesentliches Merkmal für ein nachhaltig erfolgreiches Unternehmen.
Nur mit einem professionellen Prozessmanagement und hoher Beteiligung der Mitarbeiter wird die geplante Veränderung realisierbar-.
Kennzeichen für ein gutes Prozessmanagement
Wer sein Unternehmen effizienter gestalten möchte, kommt um Prozessmanagement nicht herum. Es ist eine wirkungsvolle Methode und ist auf alle Arten von Unternehmen und auf alle Unternehmensgrößen anwendbar. Jedoch sollte man den besonders am Anfang hohen Aufwand nicht unterschätzen.
Um Prozessmanagement im eigenen Unternehmen zu etablieren, sollte man deshalb genügend Zeit einplanen. Es handelt sich dabei nicht um einen Sprint, sondern um einen langatmigen Dauerlauf. Durch folgende Merkmale erkennen Sie, ob Ihr Prozessmanagement wirklich gut ausgearbeitet ist:
- Abbildung der Organisation entsprechend der Unternehmensprozesse
- Bestimmung klarer Verantwortlichkeiten für jeden Prozess
- Definition & Regelungen von Schnittstellen
- Kommunikation der Prozessstruktur
- Informations- & Messstrukturen mit Prozesskennzahlen
- Organisationsentwicklung durch Erweiterung der Kernkompetenz
Beispiele für Prozessmanagement
Haben Sie Fragen zum Prozessmanagement?
Die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen geht nicht von einem auf den anderen Tag. Auch die Einführung von Prozessmanagement zur Optimierung der Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen ist nicht nebenher gemacht. Eine ausführliche Analyse der Prozesse ist die Grundlage, um die richtigen Stellschrauben in Bewegung zu setzen, damit Ihr Betrieb von Prozessmanagement profitiert. Aus diesem Grund bieten die Handwerkskammern und Fachverbände in NRW eine individuelle und kostenlose Beratung an und erarbeiten gemeinsam mit den Handwerksbetrieben zukunftsfähige Strategien und Maßnahmen.
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