DIE IMPLEMENTIERUNG
Im ersten und zweiten Teil dieser Serie haben wir uns intensiv damit beschäftigt, wie man die richtige Handwerkersoftware auswählt und zu einer fundierten Entscheidung gelangt. Nachdem also die Wahl für ein konkretes Produkt getroffen wurde, beginnt eine ebenso spannende wie entscheidende Phase: die Installation und Einführung. Im dritten und abschließenden Teil unserer Serie widmen wir uns dem Endspurt in Sachen erfolgreicher Softwareimplementierung.
Es ist wichtig zu betonen, dass der Installationsprozess stark von der Art der Software abhängt, die Sie gewählt haben. Bei den immer beliebter werdenden Lösungen, die als Service aus der Cloud angeboten werden (SaaS – Software as a Service), entfällt die herkömmliche Installation nahezu vollständig. Da diese Produkte in der Cloud des Anbieters gehostet werden, ist keine Installation auf Ihren lokalen Geräten erforderlich. Die Software wird von Ihrem Anbieter bereits einsatzbereit und voll funktionsfähig bereitgestellt.
Ganz anders verhält es sich jedoch bei Softwarelösungen, die auf Ihrem eigenen Server installiert werden, auch als On-Premise-Lösungen bekannt. Hier erfolgt die Installation in Ihrem Betrieb, und sie wird individuell an die Anforderungen Ihres Unternehmens sowie den von Ihnen erworbenen Lizenzumfang angepasst. Dieser Ansatz bietet Ihnen eine höhere Kontrolle und Flexibilität, geht jedoch mit einem größeren Aufwand und spezifischer Planung einher.
Die Wahl zwischen cloudbasierten und On-Premise-Lösungen hängt von Ihren individuellen Anforderungen, Ihrem Budget und Ihren technischen Fähigkeiten ab. In beiden Fällen ist jedoch eine gründliche Planung und Vorbereitung unerlässlich, um einen reibungslosen Übergang zur neuen Software zu gewährleisten.
Im Folgenden werden wir uns eingehend mit den einzelnen Schritten befassen, die während der eigentlichen Installation und Einführung durchgeführt werden müssen – unabhängig von der gewählten Softwareart:
Konfiguration
Die Konfiguration der Software ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sie perfekt zu den Anforderungen Ihres Handwerksbetriebs passt. Dies beinhaltet die Anpassung von Einstellungen, die Integration von bestehenden Daten und die Festlegung von Zugriffsrechten für Ihre Mitarbeiter. Eine sorgfältige Konfiguration gewährleistet, dass die Software reibungslos in Ihren Geschäftsablauf integriert wird und Ihre individuellen Bedürfnisse erfüllt.
Integration von Schnittstellen
In der heutigen Zeit kommunizieren moderne Systeme über Schnittstellen mit verschiedenen Akteuren wie Lieferanten, Kund:innen, Behörden und anderen Softwareanwendungen. Diese Schnittstellen, die bereits in der Planungsphase ermittelt wurden, spielen eine entscheidende Rolle – sowohl bei der nahtlosen Integration als auch für den reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen.
Die Einrichtung und sorgfältige Erprobung dieser Schnittstellen erfordert oft spezielles Fachwissen, um sicherzustellen, dass alle Verbindungen zuverlässig funktionieren. Diese Schnittstellen können vielfältig sein und dienen beispielsweise der Übertragung von Daten an den Steuerberater, der Verbindung zur Finanzsoftware, dem Einlesen von Materialstammdaten, der direkten Bestellung im Onlineshop eines Großhändlers, der Anbindung von CAD-Software, der Verbindung zur Zeiterfassung oder einem Dokumentenmanagementsystem, und vielem mehr.
Eine reibungslose Integration dieser Schnittstellen ist entscheidend, um einen durchgängigen Informationsfluss sicherzustellen und die Isolierung von Daten zu verhindern. Dies gewährleistet nicht nur eine effiziente Zusammenarbeit mit externen Partnern, sondern trägt auch zur Effizienz und Genauigkeit Ihrer internen Abläufe bei. Die richtige Konfiguration und Erprobung dieser Schnittstellen sind daher von zentraler Bedeutung, um sicherzustellen, dass Ihre Handwerkersoftware reibungslos und effektiv in Ihrem Betrieb funktioniert.
Datenimport
Wenn Sie bereits über Daten aus vorherigen Systemen verfügen, ist der Datenimport ein wichtiger Schritt. Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten sauber und korrekt übertragen werden, um Inkonsistenzen oder Verluste zu vermeiden. Dies ist entscheidend, um einen nahtlosen Übergang zur neuen Software zu gewährleisten.
Sicherheit und Datenschutz
Die Sicherheit Ihrer Daten ist von höchster Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass die Software über angemessene Sicherheitsmechanismen verfügt, um Ihre sensiblen Unternehmensdaten zu schützen. Berücksichtigen Sie auch Datenschutzbestimmungen und stellen Sie sicher, dass die Software den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Die Testphase
Vor der vollständigen Implementierung ist es ratsam, eine Testphase durchzuführen. Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden die Software ausgiebig testen, um eventuelle Probleme oder Schwachstellen zu identifizieren. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Fehler frühzeitig zu beheben und sicherzustellen, dass die Software reibungslos funktioniert.
Schulung Ihrer Mitarbeitenden
Selbst die technisch anspruchsvollste Software und die perfekte Anpassung an die betrieblichen Anforderungen können an mangelndem Verständnis und fehlendem Wissen der Mitarbeitenden scheitern. Die Einführung einer Software wird nur selten erfolgreich sein, wenn Ihr Team die zugrundeliegenden Prozesse, Funktionen und die Bedienung nicht ausreichend kennt oder versteht. Daher ist es unerlässlich, eine umfassende Schulungsphase von Anfang an einzuplanen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden ausreichend geschult sind.
Ergänzungs- und/oder Vertiefungsschulungen sollten auch nach der „Inbetriebnahme“ der Software erfolgen, um Fragestellungen der Mitarbeitenden regelmäßig klären zu können. Gerade auch diese Investitionen werden die Effektivität deutlich steigern.
FAZIT
Die Installation und Konfiguration Ihrer Branchensoftware erfordert Zeit und Sorgfalt. Doch mit etwas Umsicht und Ruhe legen Sie so den Grundstein für einen nachhaltig reibungslosen Betrieb Ihrer Unternehmenssoftware.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!
Norbert Speier ist Beauftragter für Innovation und Technologie, insbesondere das Themenfeld Digitalisierung, bei der Handwerkskammer Münster.
