Die Auswahl
Im Teil 1 unserer kleinen Serie zur richtigen Auswahl einer Handwerkersoftware haben wir die Grundlagen erläutert. Im 2. Teil geht es nun darum die einzelnen Schritte näher zu beleuchten, die eine fundierte Auswahl ermöglichen.
Schritt 1: Bedarfsermittlung
Die Bedarfsermittlung ist ein entscheidender Schritt bei der Auswahl einer geeigneten Branchensoftware. Indem Sie Ihre spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse klar definieren, legen Sie den Grundstein für eine effektive Softwarelösung, die Ihren Geschäftsbetrieb optimal unterstützt. In diesem Abschnitt werden wir genauer darauf eingehen, wie Handwerker:innen ihre Bedürfnisse ermitteln können, um die richtige Softwareauswahl zu treffen.
Analyse der Aufgaben und Prozesse
Der erste Schritt besteht darin, sich einen genauen Überblick über die verschiedenen Aufgaben und Prozesse im Handwerksbetrieb zu verschaffen. Identifizieren Sie die Kernbereiche Ihres Geschäfts, wie beispielsweise Auftragsverwaltung, Terminplanung, Buchhaltung, Lagerverwaltung und Kommunikation mit Kund:innen und Partnern. Listen Sie alle spezifischen Tätigkeiten und Abläufe auf, die in Ihrem Betrieb eine Rolle spielen.
Identifizierung der Herausforderungen und Engpässe
Analysieren Sie nun, welche Herausforderungen und Engpässe in Ihrem Betrieb auftreten. Welche Prozesse sind zeitaufwändig, ineffizient oder fehleranfällig? Wo besteht Verbesserungsbedarf in Bezug auf Kommunikation, Dokumentation oder Ressourcenmanagement? Identifizieren Sie Bereiche, in denen eine Softwarelösung Ihre Arbeitsabläufe optimieren und Ihnen helfen könnte, Engpässe zu beseitigen.
Festlegung der Prioritäten
Basierend auf den identifizierten Aufgaben, Prozessen und Herausforderungen setzen Sie Ihre Prioritäten setzen. Überlegen Sie, welche Funktionen und Features für Ihren Betrieb besonders wichtig sind. Stellen Sie sicher, dass die Softwarelösung Ihre Kernanforderungen erfüllt und eine solide Grundlage für Ihr Geschäft bildet. Denken Sie auch an zukünftiges Wachstum und mögliche neue Anforderungen.
Einbeziehung der Mitarbeitenden
Es ist wichtig, die Mitarbeiter:innen in den Prozess der Bedarfsermittlung einzubeziehen. Sprechen Sie mit Ihren Teammitgliedern, um deren Perspektiven und Erfahrungen zu verstehen. Fragen Sie nach ihren täglichen Herausforderungen und Verbesserungsvorschlägen. Ihre Mitarbeitenden können wertvolles Feedback geben, das bei der Auswahl der richtigen Software berücksichtigt werden sollte.
Berücksichtigung von Anforderungen und Erwartungen Ihrer Kundschaft
Vergessen Sie nicht, die Anforderungen und Erwartungen Ihrer Kund:innen und Partner (z. B. Steuerberater:innen und Lieferfirmen) in die Bedarfsermittlung einzubeziehen. Denken Sie an Aspekte wie Kommunikation, Dokumentation und Informationsaustausch. Eine Softwarelösung, die nahtlos mit den Bedürfnissen Ihrer Kundschaft und Partner interagieren kann, wird die Zusammenarbeit und den Kundenservice verbessern.
Zusammenfassend ist die Bedarfsermittlung ein kritischer Schritt bei der Auswahl einer Branchensoftware für Handwerker. Durch eine genaue Analyse der Aufgaben, Herausforderungen, Prioritäten und Kundenanforderungen kann die richtige Softwarelösung gefunden werden.
Schritt 2: Recherche und Bewertung
Nachdem Sie Ihre Bedürfnisse identifiziert haben, beginnen Sie mit der Recherche und Bewertung potenzieller Branchensoftwarelösungen. Für die Recherche gibt es vielfältige Möglichkeiten. Das Internet bietet sich dabei als eine der wichtigsten Informationsquellen an. Es hat sich auch als hilfreich herausgestellt, Erfahrungen von befreundeten Unternehmen zu berücksichtigen. Eine weitere Informationsquelle können Fachmessen sein.
Einige wichtige Aspekte, die in dieser Phase berücksichtigt werden sollten, werden nachfolgend dargestellt:
Funktionen und Anforderungen
Überprüfen Sie, ob die Software die spezifischen Funktionen erfüllt, die Sie benötigen, wie Auftragsmanagement, Terminplanung, Ressourcenverwaltung etc.
Benutzerfreundlichkeit
Achten Sie auf eine benutzerfreundliche Software mit intuitiver Benutzeroberfläche und einfacher Navigation.
Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit
Stellen Sie sicher, dass die Software skalierbar ist und sich an die wachsenden Anforderungen Ihres Handwerksbetriebs anpassen kann.
Kundenbewertungen und Referenzen
Lesen Sie Kundenbewertungen und Erfahrungsberichte, um Einblicke in die Leistungsfähigkeit und Kundenzufriedenheit der Software zu erhalten.
Kosten und Lizenzmodelle
Vergleichen Sie die Kostenstruktur und analysieren Sie das Preis-Leistungs-Verhältnis der verschiedenen Softwarelösungen.
Integration und Kompatibilität
Überprüfen Sie, ob die Software mit anderen Tools und Systemen in Ihrem Betrieb kompatibel ist.
Support und Schulung
Achten Sie auf den angebotenen Support und die verfügbaren Schulungsmöglichkeiten, um sicherzustellen, dass Sie bei Bedarf Unterstützung erhalten.
Anbieterliste
Erstellen Sie im ersten Schritt eine Liste derjenigen Lösungen, welche die o.g. Kriterien schon gut abbilden können. Diese kann durchaus 6 – 10 Systeme enthalten. Man spricht hierbei von der s. g. Longlist. Nach einer weiteren, kritischeren Begutachtung sollten dann maximal 3 mögliche Kandidaten (Shortlist) übrigbleiben.
Schritt 3: Demo und Testphase
Nach Ihrer Recherche können Sie sich in Ruhe für eine der in der Shortlist ermittelten Softwarelösungen entscheiden. Fordern Sie Demoversionen an oder vereinbaren Sie Testphasen und/oder Präsentationstermine, um die Software in Aktion zu erleben. Während der Testphase behalten Sie die oben beschriebenen Kriterien im Blick. Auf diese Weise haben Sie jederzeit die Ihnen wichtigen Aspekte als Gesprächsleitfaden und Entscheidungshilfe vor Augen.
Wie Sie auch die sich anschließende Umsetzungsphase sinnvoll gestalten können, erfahren Sie bald im dritten Teil dieser Reihe!
Norbert Speier ist Beauftragter für Innovation und Technologie, insbesondere das Themenfeld Digitalisierung, bei der Handwerkskammer Münster.
