die Grundlagen

Für Handwerksunternehmen nimmt die Bedeutung effizienter, verlässlicher und transparenter Prozesse ständig zu. Viele unterschiedliche Entwicklungen der letzten Jahre haben dazu geführt, dass klassisch analoge Prozesse mehr und mehr zum Auslaufmodell werden: sich verändernde Kommunikation, Verdichtung und Komplexität einzelner Aufgaben und nicht zuletzt gesetzliche Vorgaben. Das neue Herzstück vieler Unternehmen ist inzwischen Branchensoftware. Oft als ERP-Software bezeichnet.

Hierbei handelt es sich um eine Software, welche im Idealfall sämtliche Prozesse Ihres Unternehmens digital abbildet. Wenn diese digitale Unterstützung gut in die Arbeitsabläufe integriert ist, kann sie helfen Geld und Zeit zu sparen.

Doch wie findet man überhaupt die richtige Software und wie integriert man diese in die Unternehmensprozesse? Genau hierum soll es in dieser 3-teiligen Reihe gehen. Wir werden keine Empfehlungen für ein bestimmtes System geben, vielmehr geht es darum, Sie ein Stück auf dem Weg hin zu einer fundierten Entscheidung für Ihren Betrieb zu begleiten.

Der Wechsel eines bestehenden Systems oder die Einführung einer komplett neuen Branchensoftware ist wie die „Operation am offenen Herzen“. Die Entscheidung für oder gegen eine Lösung wird in der Regel für einen langen Zeitraum getroffen und ist mit erheblichen Kosten verbunden. Dabei sind die Lizenz- oder die Mietkosten der geringere Anteil. Vielmehr schlagen die Kosten für die Einführung, die Datenübernahme, die Schulung etc. viel stärker zu buche. Rechnen Sie auch damit, dass Ihr Team, Ihre Kolleginnen und Kollegen, Zeit brauchen, um die Möglichkeiten kennenzulernen. Nur so ergeben sich dauerhaft Mehrwerte. Im Rahmen des Auswahlprozesses ist es wichtig die wesentlichen Unterscheidungsmerkmale zu kennen:

Funktionsumfang (Alles zusammen oder „Best of Breed“)

Der Funktionsumfang kann je nach Software stark variieren. Es gibt Lösungen, welche einen breiten Funktionsumfang bieten und alle Arbeitsabläufe digital abbilden können. In einigen Fällen geht dieser Ansatz zulasten der Funktionstiefe. Demgegenüber stehen Produkte, die nur einen Teilbereich, wie twa mobile Zeiterfassung abbilden, diese Aufgabe dafür besonders gut können. Es gilt zu entscheiden, ob Sie eine durchgängige Software-Lösungen möchten oder lieber den sogenannten „Best of Breed“ Ansatz wählen.

Hierbei handelt es sich um einen Ansatz, bei dem verschiedenen Anwendungen für spezifische Aufgaben ausgewählt werden, anstatt einer einzigen umfassenderen Software. Dies bedeutet, dass für jeden Bereich der Geschäftstätigkeit die beste verfügbare Software ausgewählt wird. Das Ziel ist, Effizienz und Leistung zu maximieren, indem jeder Bereich mit der optimalen Lösung unterstützt wird. Nachteilig ist die höhere Komplexität in der IT-Landschaft, da verschiedene Systeme miteinander integriert werden müssen. Stichwort: Schnittstellen.

Klassische Funktionen einer durchgängigen Branchensoftware haben wir in  nachfolgenden Tabelle für Sie dargestellt. Diese können je nach Lösung und Branche variieren.

Klassische Funktionen einer durchgängigen Branchensoftware haben wir in  nachfolgenden Tabelle für Sie dargestellt. Diese können je nach Lösung und Branche variieren:

Gewerkespezifisch oder Gewerwerkeübergreifend?

In Anlage A und B der Handwerksordnung (HwO) werden 94 Handwerksberufe gelistet. Schon diese beeindruckende Zahl lässt vermuten, dass die Anforderungen an eine Software zur Auftragsdurchführung sehr unterschiedlich sind. Im Friseurhandwerk werden andere Funktionen hilfreich sein, als zum Beispiel im Tischler- oder  Malerhandwerk. Wieder anders gearbeitet wird im KFZ-Handwerk. Nichtsdestotrotz gibt es auch Gewerke, welche sehr ähnliche Anforderungen an eine Software haben können. Aus diesem Grund lassen sich drei unterschiedliche Arten von Softwarelösungen unterscheiden:

Gewerkeübergreifende Branchensoftware

Gewerkeübergreifende Handwerkersoftware ist eine Softwarelösung, die verschiedene Handwerksbereiche wie Elektroinstallation, Sanitärinstallation, Schreinerei, Malerei und andere Gewerke unterstützt. Die Software ermöglicht es Handwerksunternehmen, ihre Geschäftsabläufe zu optimieren, indem sie verschiedene Funktionen automatisieren, darunter Angebots- und Rechnungserstellung, Bestellverwaltung, Arbeitsplanung und Zeiterfassung. Durch die Integration von Modulen können Handwerksunternehmen ihren Workflow effizienter gestalten und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verbessern.

Gewerkespezifische Branchensoftware

Eine gewerkespezifische Branchensoftware ist eine Softwarelösung, die speziell für ein bestimmtes Handwerk oder eine Branche entwickelt wurde. Sie enthält verschiedene Funktionen und Module, die spezifisch für diese Branche relevant sind. Eine gewerkespezifische Branchensoftware kann dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen in Ihrer Branche effektiver arbeiten und wettbewerbsfähiger werden kann. Indem sie spezifische Anforderungen Ihrer Branche erfüllt und auf diese Weise hilft, die Arbeitsabläufe und Prozesse zu optimieren.

Individualsoftware

Individualsoftware ist speziell für ein bestimmtes Unternehmen entwickelt worden und wurde auf die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen zugeschnitten. Im Gegensatz zu Standardsoftware, die für den allgemeinen Einsatz in verschiedenen Unternehmen konzipiert ist, wird Individualsoftware nach Ihren ganz eigenen Wünschen und Bedürfnissen entworfen, um eine für Ihren Betrieb maßgeschneiderte Lösung zu bieten.

Der Vorteil von Individualsoftware liegt klar auf der Hand: Da sie auf Ihre spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen abgestimmt ist, kann sie somit die effektivste Lösung bieten. Der Nachteil ergibt sich von selbst: Individuelle Lösungen sind zeitaufwändig in der Entwicklung und deshalb meist teurer als Standardsoftware.

Software aus der Cloud oder doch lieber auf dem eigenen Rechner?

Seit einigen Jahren unterscheidet man Software danach, wie das Programm betrieben wird und wo physikalisch die Daten und Programme liegen.

Handwerkersoftware aus der Cloud (SaaS – Software as a Service)

Handwerkersoftware aus der Cloud ist eine Softwarelösung, bei der alle Funktionen und Daten in der Cloud gespeichert und über das Internet zugänglich sind. Im Gegensatz zu traditionellen On-Premises-Softwarelösungen, bei denen die Software auf einem lokalen Server installiert und betrieben wird, kann Handwerkersoftware aus der Cloud über einen Webbrowser oder eine mobile Anwendung aufgerufen und genutzt werden.

Die Vorteile sind vielfältig. Da die Software und alle dazugehörigen Daten in der Cloud gespeichert sind, können Sie von jedem Ort aus und von verschiedenen Geräten wie Laptops, Tablets oder Smartphones damit arbeiten. Die Cloud-basierte Handwerkersoftware bietet zudem eine höhere Flexibilität und Skalierbarkeit, da die Ressourcen und Funktionen je nach Bedarf einfach hinzugefügt oder reduziert werden können.

Hinzu kommt, dass Handwerkersoftware aus der Cloud regelmäßig aktualisiert und gewartet wird, ohne dass Sie als Kund:in dies selbst tun müssen. Die Daten sind in der Cloud sicherer als auf lokalen Servern, da sie durch modernste Sicherheitsprotokolle und Verschlüsselung geschützt werden.

Allerdings gibt es auch Nachteile bei der Verwendung von Cloud-basierten Handwerkersoftwarelösungen. Zu nennen wäre beispielsweise die Abhängigkeit von einer stabilen und schnellen Internetverbindung und das Risiko von Datenschutzverletzungen. Zudem müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie einen vertrauenswürdigen Cloud-Provider wählen, der europäische und deutsche Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit erfüllt.

Handwerkersoftware auf dem eigenen Rechner (On-PRemise)

Handwerkersoftware On-Premise ist eine Softwarelösung, bei der die Software auf einem lokalen Server installiert und betrieben wird. Im Gegensatz zu Cloud-basierten Lösungen erfolgt der Zugriff auf die Software und Daten lokal und nicht über das Internet.

Vorteile von Handwerkersoftware On-Premise sind beispielsweise die vollständige Kontrolle über die Software und die Daten, die Sicherheit durch die physische Trennung der Daten auf einem lokalen Server sowie die volle Verfügbarkeit der Software, unabhängig von einer Internetverbindung oder Servicevereinbarungen mit Drittanbietern.

Hinzu kommt, dass Ihr Betrieb mit Handwerkersoftware On-Premise seine eigene IT-Infrastruktur nutzt. So können Sie geltende Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit selbst sicherstellen.

Nachteilig wirken sich die höheren Kosten für Hardware, Installation, Wartung und Support im Vergleich zu Cloud-basierten Lösungen aus sowie die begrenzte Skalierbarkeit und Flexibilität. Änderungen an der Software müssen manuell durchgeführt werden, was zeitaufwändiger und komplexer sein kann als bei Cloud-basierten Lösungen.

Die Wartung und Pflege von Handwerkersoftware On-Premise erfordert auch ein höheres Maß an technischer Expertise. Das kann zu höheren Personalkosten führen, wenn Sie dafür Ihr Team vergrößern müssen. Darüber hinaus besteht das Risiko von Sicherheitsproblemen und Datenverlust, wenn der lokale Server nicht ausreichend gesichert ist.

Insgesamt hängen die Vor- und Nachteile von Handwerkersoftware On-Premise von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Unternehmen sollten sorgfältig abwägen, welche Option am besten geeignet ist, um die Anforderungen an die Software, die IT-Infrastruktur und die Kosten zu erfüllen.

Mehr dazu erfahren Sie bald im zweiten Teil dieser Reihe!

Norbert Speier ist Beauftragter für Innovation und Technologie, insbesondere das Themenfeld Digitalisierung, bei der Handwerkskammer Münster.