Faxgeräte gehörten fest zum Büroalltag und waren kaum wegzudenken. Ein Großteil der Geschäftskommunikation wurde über diesen Weg abgewickelt. Zwar ist das Fax immer noch ein fixer Bestandteil der Kommunikation, doch scheint es allmählich ein Auslaufmodell zu sein. Immer mehr Unternehmen digitalisieren Ihre Kommunikationswege, sodass die Bedeutung des Faxes stetig abnimmt. Zugleich verschwindet das Papier aus den Büros.
In einer Umfrage von 2016 gaben acht von zehn Unternehmen (79 Prozent) an, dass Sie das Fax häufig oder sehr häufig zur internen und externen Kommunikation nutzen. Heute, fünf Jahre später, hat sich die Faxnutzung fast halbiert. Nur noch vier von zehn Unternehmen (43 Prozent) nutzen das Faxgerät zur Kommunikation. E-Mail (100 Prozent) und Festnetz-Telefon (98 Prozent) bleiben die dominanten Kommunikationskanäle. Grundlage der Angaben ist eine Umfrage, die Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom durchgeführt hat. Dabei wurden mehr als 500 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern in Deutschland im März und April 2021 telefonisch befragt.
Eine weitere Erkenntnis der Umfrage: Digitale Kommunikationskanäle holen auf. Demnach gewinnen Smartphones (89 Prozent), Onlinemeetings (67 Prozent), Messenger-Dienste (66 Prozent) und Kunden- oder Mitarbeiterportale (60 Prozent) an Bedeutung.
Auf dem Weg zum Papierlosen Büro
Auch Büro- und Verwaltungsprozesse werden insgesamt immer stärker digitalisiert. „Die Zettelwirtschaft verschwindet langsam, aber sicher aus den Unternehmen“, stellt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom, heraus. Bei der Umfrage vor fünf Jahren nutzte jedes dritte Unternehmen (34 Prozent) Papier für die meisten Geschäftsprozesse, 2021 noch in knapp jedem Vierten (23 Prozent). Bereits ein Drittel der Unternehmen (34 Prozent) gibt an, überwiegend papierlos zu arbeiten. Im Vergleich: 2006 waren es noch 27 Prozent.
Die Unternehmensgröße spielt in diesem Zusammenhang eine entscheidende Rolle: Vor allem große Unternehmen ab 500 Mitarbeitenden verzichten zunehmend auf Papier. Vier von zehn (42 Prozent) haben ihrer Prozesse bereits digitalisiert, 13 Prozent davon vollständig. Ähnliches gilt auch für Unternehmen zwischen 100 und 499 Mitarbeitenden (12 Prozent). Kleinere Unternehmen zwischen 20 und 99 Mitarbeitern können mit der Umstellung noch nicht Schritt halten. Lediglich sechs Prozent verzichten komplett auf Papier.
